幸せ呼ぶ猫神の呟き 本当は教えてほしい! 社会人が今さら聞けないビジネス術「メールの書き出し」「エクセルの関数」
                 


本当は教えてほしい! 社会人が今さら聞けないビジネス術「メールの書き出し」「エクセルの関数」

他の人は当たり前にこなしているけれど、自分は「この場合どうすればいいんだろう」と悩むことがある。だけど、「実はわからない」とは言いづらくありませんか? そんな今さら聞けないビジネス術について、社会人のみなさんに聞いてみました。

■「メールの書き方」に悩んでいます
・「どう書き始めて、どう終わればいいかわからないから」(男性/31歳/運輸・倉庫)
・「タイトルの付け方で注意された」(女性/23歳/生保・損保)
・「定型文ばかり使っていると、正しいのかわからなくなる」(男性/35歳/小売店)

メールの書き始めと終わり方はとくに悩みがち。初めてメールを送る相手やクライアント向けの場合は、とくに丁寧な文章を心がける必要があります。そんなときほど、どの表現がいいのか、例文集だけでは判断できません。

■話すときも、書くときも「敬語」がわからない
・「あいまいになっていて、とりあえず丁寧語みたいな感じで使っている」(女性/27歳/医療・福祉)
・「なかなか身に付かない」(男性/25歳/電機)
・「はっきりとわからない。今になって使う機会が増えたので」(女性/34歳/ホテル・旅行・アミューズメント)

相手と立場、そして場面にあった言葉をパッと出せる人に憧れてしまう。多彩な表現があるのが日本語の魅力ですが、たくさんの言葉があるからこそ頭を抱えたくなるのかもしれません。

■ビジネスマナーの基本「名刺交換」に戸惑う
・「いつも何となくこなしているけれど、正しいマナーを知らない」(女性/32歳/食品・飲料)
・「奪い取るように受け取ってしまうので」(男性/37歳/印刷・紙・パルプ)
・「お互い自分の名刺より低く渡そうとするし、両手で受け取りたいから変な渡し方になる」(女性/28歳/商社・卸)

名刺交換は第一印象が大事な場面なので、カッコよく、スマートに振る舞いたいもの。やはり両手で受け取りたいけど、自分の名刺も持っているのでタイミングがけっこう難しいですよね。

■「パソコン/オフィスソフト」を使いこなせません
・PC「ずっとパソコンを使う仕事をしているくせに、実は全然くわしくないので」(女性/34歳/金属・鉄鋼・化学)
・パワーポイント「たまに資料の作成を頼まれるけど、余りに効率が悪く、いつも遅くなってしまうから」(男性/43歳/機械・精密機器)
・エクセル「今まで誰にも教えてもらったことはないが、できて当たり前と思われているから」(女性/28歳/金融・証券)

パソコンは今では当たり前の存在ですが、決して全員が「できて当たり前」ではないですよね......。

■意外と難しい「電話応対」
・「何となく困ってしまうことがあるから」(男性/39歳/情報・IT)
・「口ごもるから」(女性/35歳/その他)
・「新入社員教育での対応方法と、配属後の対応方法が全く違っていたから、部署内でやり方を教えてほしかった」(男性/22歳/自動車関連)

言葉だけで伝えあうのは難しいですよね。電話では身振り手振りでの説明もできないので、自分の表現力の乏しさを痛感することもしばしば。

■来客時に困ってしまう「お茶の出し方」
・「たまに来客があった際に淹れるように言われるけど、正しい持っていき方が分からないから」(女性/27歳/団体・公益法人・官公庁)
・「どのように出すのが正しいのかよく知らないから」(男性/32歳/学校・教育関連)
・「先輩の真似をして覚えたので、きちんとした作法が分からないからです」(女性/32歳/ソフトウェア)

お茶を出す順番、持ち方、湯のみの向き、置く場所。どれもすぐには覚えられないことばかりなので、お盆にカンペを置きたくなります。

■お付き合いも大事ですが「飲み会マナー」はどうすればいいの?
・席順「会社の偉い方とかの宴席に呼ばれることも増えてきたので、いざ幹事をやることになったら恥をかきたくないから」(男性/42歳/自動車関連)
・お酒のつぎ方「飲み会のときいつもどのような行動をとればいいか迷うから」(女性/21歳/情報・IT)
・振る舞い「偉い人がいる飲み会に出たときにどうしたらいいかわからないから」(男性/38歳/通信)

話の腰をおらずにお酒をつぐのは大変だし、その相手が上司では尚更困る。すべての飲み会が無礼講になったら気が楽なのに......。

■まだある! 教えてほしいビジネス術
・手紙「メールがほとんどなので、いざ手書きでお礼状などを書こうとしたとき、どうすればいいか迷うことがあるので」(女性/27歳/学校・教育関連)
・車の席順「本当は何が正しいのか知らないから」(男性/26歳/農林・水産)
・冠婚葬祭「電報出しといてとか、祝電出しといてとか、お花出しといてとか言われると、何をどうしていいかわからない」(女性/41歳/マスコミ・広告)

プライベートでも手紙を書く人は減ってきているそうなので、急遽ビジネスレターを書くことになったら焦るかも。それに手書きだと、自分の字のクセが不安になりますよね。今回のアンケートでは、言葉遣いや対応方法などのコミュケーションスキルに関係するものが多かったです。「相手に失礼があってはいけない」という気持ちから、きちんとした応対の仕方を学びたいのかもしれません。その気持ちを忘れずに!
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