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仕事が効率よくできないときに、覚えておくべきスケジュール管理術とは?

膨大な仕事に追われ、いつも忙しい……。また今月もやりたいことが出来なかった! なんて、苦い経験がある方はいませんか? 仕事量に問題があるケースもありますが、あなたのスケジュール管理に問題が隠れているケースもあり! 仕事が効率よくできない……と思ったら、まず自分のスケジュール管理術を見直してみましょう!

■ToDoリストを作る

スケジュール管理術の定番とも言える「ToDoリスト」。自分がやるべきこと、しなければならないことをリスト化する作業になります。定番ですが、仕事を効率よく進めたいときにはオススメの方法です。

ToDoリストの中身は、スパンによって大きく変わってきます。例えば「今日一日でやるべきこと」と「今年一年でやるべきこと」では、内容もリストの量も全く異なるものになるでしょう。その中でも、まず挑戦して欲しいのが、一日分の「ToDoリスト」を作るということなのです。

朝一番に「今日中にやるべきこと」をリスト化します。もしも一日で終わらないような大きな仕事を抱えている場合には、その内容を細分化し、一日分に置き換えてみてください。こうすることで、「ここまではやるべき」という意識を明確にすることができます。

この作業に慣れてきたら、次は「一週間スパン」での「ToDoリスト」を意識するのも良い方法です。広い視野で、今自分が取り組んでいる仕事を捉えられるようになります。

■手順を決めよう

さて、やるべきことがハッキリしたら、次はどの仕事から片付けていくのかという「手順」を決めます。仕事には「いつまでにやらなくてはならない」という「納期」があるはず。納期までの期間に、どう行動したらスムーズに仕事を片付けられるのか、一度頭の中で組み立てるのです。

スケジュール帳に、ただ単に「○日納期」と書くだけでは意味がありません。「やるべきこと」「日数」「具体的なペース」も書き込んでおくことで、後で困ることもなくなるでしょう。

またこうして仕事の管理をしていくと、「今やらなくても良いこと」も見えてくるものです。これをきちんと分けるのも、大切なこと。今やるべきことに集中するため、余分な仕事を溜めこまないようにしましょう。

■大切なのは「余裕」です

一日ないし一週間分のスケジュールを組むときに大切なのは、余裕を持って仕事を割り振るということです。たとえミスをしても、時間に余裕があれば挽回のチャンスもあるはず。もしも仕事がスムーズに進めば、優先順位の低い仕事を、そこに組み込めば良いのです。

自身の信用を落とさないためにも「余裕」は大切だと言えるでしょう。どうスケジュールを組んでも余裕が持てない……というときには、そもそも仕事量が間違っている可能性があります。早めに、サポートをお願いするのが良いでしょう。

こうしたコツさえ覚えておけば、スケジュール管理媒体は「紙」でも「スマホ」でもOKです。自分にとって使いやすいもので、デキる女性のスケジュール管理を目指してみてください!

自分の「セールスポイント」分かっていますか? 上手にアピールするために覚えておきたいこと

転職を検討する際、また自社でより上の立場を目指す際に、「自己アピール」が求められる機会は多いものです。しかし、自分で自分を売り込め!と言われると……いったい何をアピールすれば良いのかと、戸惑う方もいることでしょう。

そんな方に向けて、上手な自己アピールのコツを教えます。

■なぜ自己アピールさせるのか

まず覚えておきたいのが、人事担当者は「なぜ自己アピールをさせるのか」という点です。本来「自分自身の評価」は、他人からしてもらった方が的確であることも多いもの。「自己アピールをしてください」と言われて困る人が多いのも、こんなところに原因があるのでしょう。

また自身の実績についてなら、職務経歴や参加プロジェクトの記録など、データを見た方が分かりやすいはず。それでも、面接時や書類提出時に「自己アピール」が消えることはありません。実はこれは、「自己アピールの内容」よりも「それを伝えているあなた自身」をチェックするためなのです。

■アピールするべきなのは「見極める力」

人事担当者にとって、「どんな自己アピールをもってくるのか」よりも大切なのは、「自分自身を冷静に見極める力があるかどうか」です。人間ですから、悪い面があるのも当然のこと。自己アピールでは、これを「なんとかして隠そう」と頑張る人が多いのも事実です。

しかしこれは、あまりオススメできません。自分の悪いところを認められない=自己認識力が甘く、扱いづらい人物として考えられてしまうのです。

また同様に、嘘や例文の引用もNGです。表面上は美しい体裁が整いますが、実は自分に「自分自身を冷静に見極める力がない」ことを示しているだけなのです。

これまでの経験や自身のキャラクター、そして仕事への向き合い方などを見つめ直し、そこからアピールポイントを探し出しましょう。こうして得た自己アピールポイントは、自信を持って伝えられるはず。これが説得力につながるのです。

■まずは結論から伝える

アピールするポイントを決めたら、次は「どう伝えるのか」を意識することも重要です。相手の印象に残りやすいのは、「まず結論から伝える」という方法です。「私のセールスポイントは○○です」と言い切ってから、次にその根拠を示すエピソードを提示しましょう。

これまでの仕事でどのように考え、実践し、そして得た結果などがこれにあたります。ここに具体的な数字を組み込むと、より印象力の強いエピソードが出来上がります。こうしたアピールポイントは、あまり多すぎても印象が薄くなってしまうもの。

ポイントは絞り込んで簡潔に伝えることを意識してみてください。

自己アピールで困っている人は、今日からこんなコツを実践してみてください。より「自分」を知ってもらうことで、新たな「縁」をつかみとるチャンスにも繋がることでしょう。

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