社内メールの書き方と基本マナー【例文付き】

仕事をしていると、社外の人はもちろんですが、社内の関係部署、また部内でメールをやりとりすることは多いですね。実際に会わなくてもいいですし、また電話と違ってその人が手隙の時間に見てもらえるのでメールは大変便利です。ただし、たとえ社内であっても一定のマナーは守ってメールを書くことが大切です。今回は、社会人として知っておきたい社内メールの書き方・マナーについてご紹介します。

■社内メールの書き方とは? 基本のマナー5選

社内メールを書く際ですが、以下のような点に注意しましょう。

1.Subject(件名)は明確に書く
2.宛名では肩書・敬称を最小限に
3.本文は簡潔に書く・長文は避ける
4.本文はです・ます調で書く
5.基本敬語を使う・ただし丁寧になり過ぎない

まず「Subject(件名)」です。社外へ出すメールの場合も同じですが、件名を読んだだけで本文の内容がすぐわかるものにしましょう。例えば「4月11日のMTGの詳細」といったものにすると、そのメールが何について書かれたものかすぐわかりますね。

また、相手にすぐ見てもらいたいメールなら、「【緊急】○○社よりクレーム」のように【緊急】と頭に入れるといった工夫をすると良いでしょう。メールは大量に受信するものです。緊急のメールは、受信箱の中で目立たないといけませんからね。

多くの人が手紙のように「○○様」といった宛先からメールを書き始めるでしょうが、敬称は必要なものの社内なのでそれが過度にならないようにします。また、これは会社の文化によっても違うのですが、肩書を書かずに「山田様」、また「山田さん」といった敬称を使ってOKなこともあります。

ただし、いきなり「山田部長」を「山田さん」と書いて大丈夫かというと、相手にもよりますから、あなたの会社でどのような文面のメールがやりとりされているかをよく確認してからにしましょう。中には「なれなれしい」と怒りだす人がいるかもしれませんからね。

本文はできるだけ簡潔に書き、長文になるのを避けます。読むのに時間がかかるメールは相手の業務時間を取ってしまいますのでNGと考えましょう。「会って話した方が早そう」なんて思われるメールはあまり出す意味はないですね。その場合は「すみませんがMTGの時間をいただけませんか」というメールを出した方がいいです。

あらためて述べることではないのかもしれませんが、本文の文体は丁寧に「です・ます調」にします。社内はいわば身内のようなものですが、あくまでも仕事で出すメールですから相手に対する敬意を忘れてはいけません。

本文内でも基本敬語を使うようにします。ただし、あまりばか丁寧になるのは考えものです。社内メールではバランスを考えて敬語を使うようにしましょう。

■社内メールの例文いろいろ

では社内メールの例文をいくつか挙げてみましょう。以下に内容別にサンプルを挙げます。

●謝罪の社内メールの例文

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Subject:【MTGに遅刻した件】申し訳ありませんでした

山田部長
お忙しいところを失礼いたします。

3月11日に行われた○○社とのミーティングに遅刻してしまい
誠に申し訳ありませんでした。

急に子供が熱を出し、病院に付き添っていたため
どうしても約束の時間に到着することができませんでした。

ご迷惑をお掛けしましたことを深くおわびいたします。

営業部
鈴木一郎

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社内の人に仕事上で何か迷惑を掛けてしまい、それを謝罪する際には、社外の人に対するメールと同様にできるだけ丁寧にメールを書きましょう。ビジネス上のミスはむしろ社内の人に対する影響の方が大きい場合もあります。それが肩書が上の人に掛けた迷惑であれば、上司の顔をつぶすことにもなりかねません。社内メールは過度に丁寧にならないのが基本ですが、謝罪の場合は別です。あなたの謝罪の意が十分に伝わる文面にします。

●依頼の社内メールの例文

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Subject:見積もりの作成依頼

山田 様
お忙しいところを失礼いたします。

3月21日の営業連絡会議で5月号の部数が決定されます。
その際に提出する見積もりの制作をお願いできますでしょうか。

5月号の想定部数は「2万部」「2万5,000部」「3万部」です。
それぞれ実売率70%での利益金額と利益率も明記してください。

何とぞよろしくお願いいたします。

編集部
鈴木一郎

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「社内メールでは余計なあいさつなどはいらない」といわれることもありますが、「お忙しいところを失礼いたします」「何とぞよろしくお願いいたします」といった定型フレーズを一応入れておいた方が無難ではないでしょうか。社内ですが礼儀に当たる部分ですからね。

「お疲れ様です。」も社内メールでよく使われますが、このフレーズを不快に感じる人もいらっしゃいます。もしあまり評判がよくなければ「お疲れ様です。」は使用しない方がいいかもしれません。また、あなたの会社がすぐに用件に入っても大丈夫な社風でしたら、あいさつのフレ-ズは省いてもいいでしょう。

●お礼の社内メールの例文

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Subject:御礼

山田 様
先日は○○社でのプレゼンでご協力をいただき誠にありがとうございました。

ご協力のおかげで競合他社を退けて契約を取ることができました。
ありがとうございました!

まずは御礼まで。
引き続きよろしくお願いいたします。

営業部
鈴木一郎

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お礼のメールを出すときはストレートに謝意を伝えるのが効果的です。特に社内の協力で契約を取ることができたときなどは、メールを出すことで社内の結束力が高まる効果があります。

社内メールの基本の書き方とマナーについてご紹介しました。社内の親しい人が相手でも、あまりなれなれしい書き方のメールはNGです。あくまでも会社の業務で出すメールですから、プライベートと明確に分け、そこに一線を引いておくのがいいでしょう。マナーを守り、意思の疎通がスムーズにいくような「いいメール」を書くようにしてください。

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